Die Daten der Objekte bzw. Kalkulationen werden in Datenbanken gespeichert. Bei der Installation von Aduna Kalkulation wird auf der Zielmaschine unter "Eigene Dateien" des installierenden Nutzers eine Datenbank mit dem Namen "Meine Aduna Kalkulationen" erstellt (vom Typ ".acdb").
Objekte (bzw. Kalkulationen) und Vorlagen werden gesamthaft und gemeinsam in der gleichen Datenbank geführt. Aufbauend auf sogenannten Vorlagen werden neue Objekte angelegt, wobei auch eine bereits gemachte Kalkulation als Vorlage dienen kann. Aduna Software stellt zudem Vorlagen und Beispiele auf dem Aduna Portal zur Verfügung, welche bei der Erstellung eines neuen Objekts zusätzlich zu den eigenen Vorlagen (und Objekten) zur Auswahl stehen.
Die Erstellung eines neuen Objekts erfolgt in der aktuell offenen Datenbank. Es kann nur jeweils eine Datenbank gleichzeitig geöffnet sein. Diese ist in der Titelleiste der Anwendung ersichtlich. Vorlagen Eine Vorlage ist innerlich (technischer Aufbau) identisch mit einem Objekt (einer Kalkulation) und dient jeweils als Ausgangslage bei der Erstellung eines neuen Objekts. Obwohl jedes bestehende Objekt als Vorlage für eine neue Kalkulation (neues Objekt) benutzt werden kann, sind primär Vorlagen dafür vorgesehen. Vorlagen sind meist für bestimmte Objekt-Typen konzipiert - wie Verwaltungsgebäude (Bürogebäude), Schulen, Spitäler oder Verkaufsflächen und beinhalten entsprechende Leistungsverzeichnisse, Reinigungsgruppen und Richtleistungen/ Tätigkeiten. Das Raumbuch hingegen ist jeweils leer. Bei Vorlagen bestehen oft Ausführungen in verschiedenen Qualitätsstandards (Q1, Q3, Q5) - die Zahl nach dem Q weist zumeist auf die Anzahl wöchentlicher Besuche hin.
Eine Sammlung von Vorlagen kann auch in einer eigenen Vorlagen-Datenbank (vom Typ ".acte") zusammengezogen sein. Eine entsprechende Sammlung setzt oft ein Reinigungskonzept um und kann bei der Erstellung von Kalkulationen sehr hilfreich sein. Spezialisierte Firmen bieten ihren Kunden Vorlagensammlungen an. Eine Vorlagen-Datenbank wird über die Funktion "Neue Datenbank" (im Office-Menu) angelegt, wenn zusätzlich der Dateityp "Aduna Kalkulation - Vorlage-Datei" eingestellt ist. Um eine Vorlagen-Datenbank beim Anlegen von neuen Objekte überhaupt ansprechen zu können, muss diese in Aduna Kalkulation über "Einstellungen, Vorlagen & Erweiterungen" für die Nutzung eingetragen werden. Einplatz - Mehrplatz Für den Mehrplatzbetrieb wird der Aduna Anwendungs Server eingesetzt. Für die Administration dieses Aduna Anwendungs Servers wird das Programm AdunaApplicationServerAdmin (kurz "ServerAdmin", liegt im gleichen Verzeichnis wie Aduna Kalkulation) eingesetzt . Damit werden folgende Bereiche im Mehrplatzbetrieb bewältigt:
Für den Einplatzbetrieb (Versionen Standard und Free) werden Datenbanken in lokalen Dateien (z.B. "Meine Aduna Kalkulationen") mit der Endung ".acdb" gehalten. Die Funktion "Neue Datenbank" in Aduna Kalkulation erlaubt nur die Erstellung von lokalen Datenbanken (vom Typ ".acdb"). Neue Datenbanken im Mehrplatzbetrieb werden mittels ServerAdmin im Aduna Anwendungs Server erstellt.
Mit der Funktion "Datenbank öffnen" in Aduna Kalkulation können lokale sowie im Aduna Anwendungs Server aufgeführte Datenbanken geöffnet werden. Entsprechend kann im Dialog ein vorhandener Aduna Anwendungs Server oder ein Ordner auf dem lokalen Gerät durchsucht werden. Beim öffnen einer Datenbank über den Aduna Anwendungs Server werden Benutzer und Passwort des Servers (der Lizenz) verlangt. In der Liste rechts im Dialog werden die zuletzt benutzten Datenbanken aufgeführt, welche durch einfachen Klick geöffnet werden.