Unter einer E-Rechnung verstehen wir den Versand einer Rechnung per E-Mail mit angehängtem PDF an einen Kunden.
Wir empfehlen Ihnen, in den Optionen das Kommunikationsprofil so einzustellen, dass es für die Mehrheit Ihrer Kunden funktioniert. Bei jeder Adresse (Kunde) kann ein abweichendes Kommunikationsprofil erfasst werden.
Der Empfänger der Rechnung ist global im Kommunikationsprofil festgelegt. Diese Einstellung kann entweder Kunde oder Ansprechperson sein.
Wird beim Objektvertrag oder Auftrag eine Rechnungsanschrift angegeben, gilt diese Adresse als Empfänger und übersteuert den Kunden oder Ansprechperson.
Beim Erstellen der Rechnung wird das Kommunikationsprofil des Empfängers geladen. Wenn kein spezielles Profil vorhanden ist, wird das globale verwendet. Bei Ansprechpersonen wird zuerst das Kommunikatiosprofil des Kunden (Firma) und erst dann das globale geladen.
Das geladene Kommunikationsprofil steuert jetzt, ob die Rechnung als E-Dokument versandt wird.
Im Kommunikationsprofil kann auch eine E-Mail-Umleitung definiert sein. In diesem Fall wird das E-Mail nicht an den Empfänger, sondern an die angegebene Adresse versandt.
Wenn Sie Kunden mit kreditoren@-E-Mail Adressen haben, erfassen Sie diese Kreditorenabteilung als Mitarbeiter des Unternehmens. Im Kommunikationsprofil der Kundenadresse können Sie dann für diesen Kunden festlegen, dass alle Rechnungen an diese Adresse als E-Rechnung versandt werden.