E-Rechnung versenden
Aduna Office bietet die Möglichkeit E-Rechnungen zu versenden. Ziel ist es wie beim Druck alle noch nicht versandten Rechnungen mit wenigen Klicks zu versenden.
Damit überhaupt E-Rechnungen versendet werden können, muss ein E-Mail Systemkonto hinterlegt sein. Hierfür navigieren wir zu ‘Extras’ – ‘Optionen’ – ‘Konten’ – ‘Systemkonten’. Falls kein Konto hinterlegt ist, muss hier eines eingerichtet werden. Für das Einrichten von E-Mail Konten gibt es eine separate Dokumentation/Video die in der Videobeschreibung verlinkt ist. Nachdem wir das Konto überprüft haben können wir nun in der Menüleiste links zur ‘Kommunikation’ navigieren. In den ‘Kommunikationsprofilen’ definieren Sie Ihren Standard. Der Standard sollte das Abbilden, was sie für den Grossteil der Kunden verwenden. Die Anschrift ist standardmässig ‘Kunde’, dabei wird die Ansprechperson bei der Rechnungsadresse nicht berücksichtigt. Als Absender definieren Sie das zuvor eingerichtete E-Mail Konto.
Nachdem Sie die Einstellungen in den Optionen vorgenommen haben, definieren wir nun die Ausnahmen. Falls Sie als Standard E-Rechnungen gesetzt haben, definieren wir nun welche Kunden die Rechnungen noch via Druck, per Brief erhalten wollen. Hierfür navigieren Sie zu den Kundenadressen. Dort wählen Sie den jeweiligen Kunden aus. Wie schon im Video ‘E-Bill einrichten’ navigieren Sie zu den Details. Dort öffnen Sie in dem Abschnitt ‘Kommunikation’ die Rechnungen. In dem geöffneten Dialog ändern Sie die Versandart von (Standard – E-Dokument), auf ‘Drucken’.
Natürlich gibt es auch den Fall, dass der Kunde die Rechnungen nicht auf der Korrespondenzadresse erhalten will. Dafür müssen wir eine Umleitung einrichten. Um eine Umleitung einzurichten, wird für den jeweiligen Kunden ein neuer Mitarbeiter erstellt. Hierfür navigieren wir zu ‘Neues Element’ – ‘Person’. Als Anrede wählen wir Firma. Wir empfehlen als Name ‘E-Rechnung + Firmenname’ einzutragen.
Nachdem der Dialog durchgeklickt wurde, öffnet sich die neu erstellte Adresse. Dort navigieren wir in die Details wo wir bei den Beziehungen nun den Arbeitgeber, also die Hauptadresse des Kunden hinterlegen. Mit rechter Maustaste ‘hinzufügen’ können wir dies machen. Nachdem wir die Änderungen gespeichert haben, navigieren wir zurück zur Hauptadresse des Kunden. Dort können wir nun sofort erkennen, dass ein E-Rechnungsempfänger hinterlegt ist. Um nun auf diesen umzuleiten, navigieren sie zu den Details. Dort öffnen Sie nun in dem Abschnitt ‘Kommunikation’ den Dialog ‘Rechnungen’. Hierbei wählen Sie ‘E-Dokument’. Bei dem Punkt ‘Umleiten’ können Sie nun die abweichende E-Mail Adresse hinterlegen.
Nun können sie wie gewohnt Rechnungen erstellen. In dem Menüpunkt Rechnungen ist standardmässig ein E-Dokument Filter vorhanden. Nachdem wir den angeklickt haben, werden alle noch nicht versandten E-Rechnungen angezeigt. Mit ‘rechter Maustaste’ – ‘Senden an’ – ‘E-Dokument’, können sie nun den Massenversand auslösen und alle noch nicht versandten Rechnungen auf einmal versenden. Falls es bei dem Versand zu einem Fehler kam, können Sie oben in der Leiste von ‘noch nicht versandt’ auf ‘Fehler’ umstellen. Anschliessend können Sie die Liste noch einmal auf Fehler überprüfen. Nun sind Sie bereit schnell und effizient Rechnungen via E-Mail zu versenden.