Zahlungskontrolle in Aduna Office durchführen.
In Aduna Office kann auch die Zahlungskontrolle ihrer Rechnungen durchgeführt werden. Voraussetzung dafür ist, dass sie keine Buchhaltung Schnittstelle für ein externes Programm aktiviert haben. Ziel ist es in Aduna Office eine Zahlungskontrolle durchführen zu können, um festzustellen welche Rechnungen bezahlt wurden und welche noch offen sind.
Um Zahlungen manuell einzulesen, klicken Sie auf «Neues Element» und wählen den Punkt «Zahlung» aus. In dem nun geöffneten Fenster füllen sie das «Valuta-Datum» der Zahlung aus. Anschliessend klicken sie in das Feld «Rechnung», wo sie die betroffene Rechnung auswählen. Dabei wird der Betrag der Rechnung automatisch übernommen. Nachdem Sie ein Konto ausgewählt haben, versehen wir die Zahlung noch mit einem Kommentar, dass wir später wissen, dass die Zahlung manuell eingelesen wurde. Nachdem wir die Zahlung gespeichert haben, ändert sich der Saldo der Betroffenen Rechnung auf «0».
Um eine Zahlungsdatei ihrer Bank einzulesen, klicken sie im Menüband unter «Weitere Funktionen» auf «Zahlungsdatei einlesen>. Dabei öffnet sich automatisch der Windows Explorer, wo sie nun die Datei auswählen, die Sie zuvor von der Bank heruntergeladen haben. Zahlungen die erfolgreich abgeglichen wurden, sind mit einem «grünen Plus» versehen und der richtigen Rechnung zugeordnet. Um diese Zahlungen nun zu speichern, muss rechts oben noch ein Konto ausgewählt werden. Nachdem der Dialog gespeichert wurde, öffnet sich automatisch das Dokument «Zahlungslauf» welches noch einmal den gesamten Zahlungslauf zusammenfasst.
Falls nun in dem Zahlungslauf, Zahlungen einer Rechnung zugeordnet werden können, müssen diese manuell zugeordnet werden. Hierfür navigieren wir wieder zu den Zahlungen. Dort öffnen Sie die Zahlung, die keine Dokument Nr. hinterlegt hat. Nun können sie im Feld Rechnung, nach dem Betrag suchen. In dem Kommentarfeld können Sie noch «manuell zugewiesen» hineinschreiben, damit Sie auch später noch wissen, dass die Zahlung nicht automatisch zugeordnet werden konnte. Nun sind Sie bereit die Zahlungskontrolle in Aduna Office durchzuführen.