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Aduna Office verfügt über ein umfangreiches Benutzer- / Rollen- und Gruppenmanagement. Aus vordefinierten oder selber erstellten Rollen und Gruppen werden die Rechte den einzelnen Benutzern zugewiesen.

Rollen

Rollen bestimmen die Basisrechte innerhalb von Aduna Office. Jedem Benutzer kann nur eine Rolle zugeordnet werden, jedoch sind mehrere Gruppenzuordnungen möglich. Die Rollen setzen die Rechte auf einzelnen Datenbanken.

Die Rollen werden bei der Installation wie folgt eingerichtet:

Rolle	Berechtigung
Administrator	Diese Benutzer haben alle Rechte in Aduna Office.
Standard	Grundrechte für jeden Benutzer um Daten zu erfassen und anzusehen. Es können keine Daten gelöscht werden. Spezifische Funktionen können nicht ausgeführt werden.

Wird eine neue Rolle erstellt, müssen sämtliche Zugriffe auf die Positionen eingerichtet werden.

Gruppen

Durch die Gruppen erhält der Benutzer spezielle Berechtigungen. Sie können neue Gruppen erfassen und den Benutzern diese Gruppen zuordnen. Diese gelten dann für alle Datenbanken.

Folgende Gruppen sind bereits vordefiniert und können durch öffnen hinzugefügt werden:

Auswahl	Erklärung
Administration	Die Gruppe Administration kann zusätzlich Adressen, Objekte, Aufträge löschen und Rechnungen erstellen.
Hauswartung	Objekte offerieren, Pflichtenhefter erstellen und kalkulieren. Planung und Disposition von Hauswartungs-Touren, Winterdienst und Garten. Notfalldaten, Handwerker und Anlagen auf dem Objekt bearbeiten.
Personal	Verwaltung der Mitarbeiterverträge und Lohndaten. Personaldisposition in der Unterhaltsreinigung. Stunden- und Ferienabrechnungen erstellen.
Rechnung löschen	Nur mit dieser Gruppe können Rechnungen gelöscht werden.
Spezialreinigung	Mit dieser Gruppe werden alle Rechte der Spezialreiniugnsabteilung freigegeben.
Unterhaltsreinigung	Mit dieser Gruppe können die Mitarbeiter eingeplant und die Stunden abgerechnet werden.
Verkauf	Die Grupppe Verkauf kann zusätzlich Projekte, Kontakte, Marketingaktionen bearbeiten.